CRZ
Ktoré údaje anonymizovať v zmluve pre CRZ
Zmluva ide do registra celá. To neznamená, že do neho idú aj osobné údaje, ktoré v nej nemajú čo robiť.
Odborný tím osobnyudaj.skAktualizované 16. septembra 20266 min čítania
Krátka odpoveď
V zmluve zverejňovanej v CRZ zostávajú podstatné náležitosti — označenie zmluvných strán, predmet, cena a dátumy. Odstraňujú sa údaje fyzických osôb, ktoré na zverejnenie nie sú potrebné: rodné čísla, dátumy narodenia, adresy trvalého pobytu, osobné kontakty, čísla účtov fyzických osôb, vlastnoručné podpisy, pečiatky a osobitné kategórie údajov.
Obsah článku
Čo v zmluve zostať musí
Povinnosť zverejnenia vyplýva z § 5a zákona č. 211/2000 Z. z. Zmluva sa zverejňuje preto, aby bola verejnosť schopná skontrolovať hospodárenie s verejnými prostriedkami — a to bez podstatných náležitostí nie je možné.
Nadmerné čiernenie je preto rovnaká chyba ako nedostatočné. V registri musí zostať:
Označenie zmluvných strán vrátane obchodného mena, sídla a IČO.
Meno a funkcia osoby, ktorá za stranu koná, v rozsahu podľa zákona.
Predmet zmluvy a jej podstatné podmienky.
Cena, platobné podmienky a celková hodnota plnenia.
Doba trvania, dátum podpisu a dátum účinnosti.
Čo z nej odstrániť
Všetko, čo identifikuje fyzickú osobu nad rámec potrebný na kontrolu hospodárenia:
Rodné čísla, dátumy narodenia, čísla občianskych preukazov a pasov.
Adresy trvalého pobytu fyzických osôb, ktoré nie sú podnikateľmi.
Osobné e-maily, telefónne čísla a mená kontaktných osôb mimo výkonu funkcie.
Čísla bankových účtov a IBAN fyzických osôb.
Vlastnoručné podpisy a pečiatky v skenovaných zmluvách.
Údaje o zdravotnom stave, sociálnej situácii a rodinných pomeroch.
Fyzická osoba, podnikateľ a štatutár
Rozsah ochrany nie je rovnaký. Pri podnikateľovi sa zverejňujú údaje, ktoré sú beztak vo verejných registroch — obchodné meno, miesto podnikania, IČO. Pri fyzickej osobe, ktorá podnikateľom nie je, je rozsah podstatne užší.
Osoba konajúca za stranu — štatutár, prednosta, riaditeľ — koná v rámci funkcie, preto sa jej meno a funkcia zverejňujú. Jej rodné číslo, adresa trvalého pobytu ani osobný kontakt do registra nepatria.
Prílohy a skeny sú najčastejšia chyba
Samotné telo zmluvy bývá v poriadku. Do registra sa však nahráva celý súbor — a v prílohách býva rozpočet s menami, zoznam zamestnancov, čestné prehlásenie s rodným číslom alebo kópia dokladu.
Druhý typický zdroj problému je skenovaná zmluva. Podpisy na poslednej strane sú v obraze, nie v texte, a pri bežnom vyhľadávaní ich nenájdete.
Anonymizér kontroluje aj prílohy a skeny — pri skenoch odstraňuje údaj z obrazu aj z rozpoznanej textovej vrstvy.
Ako zverejnenie zdokladovať
Ku každému zverejnenému dokumentu si odložte protokol o anonymizácii: čo bolo nájdené, čo odstránené, kto to potvrdil a kedy. Pri kontrole aj pri žiadosti o informácie je to jediný doklad, ktorý obstojí.
V portáli Anonymizéra vidíte, ktoré zmluvy sú pripravené a ktoré už zverejnené, spolu s protokolom ku každej z nich.
Kontrolný zoznam pred nahraním do CRZ
Podstatné náležitosti zmluvy sú v dokumente zachované.
Rodné čísla, dátumy narodenia a adresy fyzických osôb sú odstránené.
Čísla účtov fyzických osôb sú odstránené.
Podpisy a pečiatky na skenovaných stranách sú prekryté.
Prílohy, rozpočty a čestné prehlásenia sú skontrolované.
Existuje protokol o anonymizácii s menom osoby, ktorá ju potvrdila.
Súvisiace otázky
Môžem začierniť cenu zmluvy?
Nie. Cena je podstatnou náležitosťou a jej zverejnenie zákon vyžaduje. Výnimky sú úzke, týkajú sa napríklad obchodného tajomstva a treba ich vedieť odôvodniť.
Čo ak sa už zverejnila zmluva s rodným číslom?
Zverejnenú verziu treba bezodkladne nahradiť anonymizovanou a posúdiť, či ide o porušenie ochrany osobných údajov. Ak áno, platí ohlasovacia povinnosť voči úradu do 72 hodín.
Zverejní Anonymizér zmluvu do CRZ priamo?
Pripraví PDF a protokol, samotné zverejnenie vykonáva váš poverený používateľ. V portáli vidíte, čo je pripravené a čo už zverejnené.
Súvisiace články
Obsah má informatívny charakter a nenahrádza právne poradenstvo. Potrebujete posúdiť konkrétny dokument? Napíšte nám alebo zavolajte na 02/ 800 800 80.