Použitie v praxi
Čo anonymizovať na obecnom úrade
Obec zverejňuje viac než si myslí: register zmlúv, web, úradná tabuľa, zápisnice, faktúry, objednávky. Každý z týchto kanálov je vlastné riziko.
Odborný tím osobnyudaj.skAktualizované 13. septembra 20266 min čítania
Krátka odpoveď
Na obecnom úrade sa anonymizuje pred každým zverejnením: v zmluvách pre CRZ údaje fyzických osôb, v zápisniciach zo zastupiteľstva údaje občanov, ktorí vystúpili, v rozhodnutiach a oznámeniach rodné čísla a adresy, v žiadostiach osobné kontakty. Mená poslancov a zamestnancov konajúcich v rámci funkcie sa zverejňujú v rozsahu, ktorý určuje zákon.
Obsah článku
Koľko kanálov obec v skutočnosti má
Register zmlúv, webová stránka, úradná tabuľa, obecné noviny, zápisnice a uznesenia, faktúry a objednávky, doručovanie verejnou vyhláškou. Každý z nich znamená zverejnenie a každý má vlastný rozsah.
V praxi sa chyby nekoncentrujú v zmluvách, ale v zápisniciach a v prílohách faktúr — tam obsah nikto systematicky nekontroluje.
Zmluvy, faktúry a objednávky
V zmluvách zostávajú podstatné náležitosti a odstraňujú sa údaje fyzických osôb, ktoré nie sú potrebné. V prílohách rozpočtov a súpisov prác bývajú mená pracovníkov a ich kontakty.
Faktúry sa zverejňujú v rozsahu, ktorý určuje zákon. Číslo účtu fyzickej osoby, jej adresa ani podpis do zverejnenej verzie nepatria.
Zápisnice a hlasovania
Poslanci konajú vo funkcii, preto sa ich mená a hlasovanie zverejňujú. Občan, ktorý na zasadnutí vystúpi s vlastnou vecou, vo funkcii nekoná — jeho meno, adresa a opis situácie do zverejnenej zápisnice nepatria.
Najčastejšia chyba obcí: zápisnica zverejnená v podobe, v akej ju napísal zapisovateľ, vrátane mien žiadateľov a čísel parciel s adresami.
V malej obci má nepriama identifikácia inú váhu. Opis „majiteľ pozemku pri škole“ identifikuje osobu presnejšie než jej meno.
Rozhodnutia, oznámenia a verejná vyhláška
Rozsah zverejnenia pri doručovaní verejnou vyhláškou určuje osobitný zákon. Zverejňuje sa to, čo zákon vyžaduje — nie celé rozhodnutie s rodným číslom a adresou trvalého pobytu.
Po uplynutí lehoty sa dokument z úradnej tabule a z webu stiahne. Archív webu si to však pamätá dlhšie, preto je rozsah dôležitý už pri prvom zverejnení.
Ako to zvládnuť s malým úradom
Obec nemá právne oddelenie a nepotrebuje ho. Potrebuje jeden krok pred zverejnením: dokument prejde anonymizáciou, poverený zamestnanec nález potvrdí a k dokumentu zostane protokol.
Ak je obec klientom osobnyudaj.sk, má Anonymizér v cene existujúcej služby. Pri kontrole tak nepreukazuje dobrý zámer, ale konkrétne záznamy.
Pred zverejnením dokumentu obce
V zmluve zostali podstatné náležitosti a nič viac z údajov fyzických osôb.
V prílohách nie sú mená a kontakty pracovníkov.
V zápisnici nie sú údaje občanov, ktorí vystúpili s vlastnou vecou.
V rozhodnutiach nie sú rodné čísla ani adresy trvalého pobytu.
Skeny s podpismi a pečiatkami sú prekryté.
K dokumentu existuje protokol o anonymizácii.
Súvisiace otázky
Musíme anonymizovať meno poslanca?
Nie. Poslanec koná vo funkcii, jeho meno aj hlasovanie sa zverejňujú. Jeho adresa trvalého pobytu, rodné číslo a osobný kontakt sa nezverejňujú.
Ako zverejniť zápisnicu, v ktorej občan hovorí o svojom probléme?
Podstatu veci áno, identifikáciu osoby nie. Meno, adresu, číslo parcely v spojení s osobou a opis jej pomerov zo zverejnenej verzie odstráňte.
Čo s dokumentmi zverejnenými v minulých rokoch?
Odporúčame archív prejsť dávkovo a sporné dokumenty nahradiť anonymizovanou verziou. Pri väčších objemoch pripravíme individuálnu ponuku.
Súvisiace články
Obsah má informatívny charakter a nenahrádza právne poradenstvo. Potrebujete posúdiť konkrétny dokument? Napíšte nám alebo zavolajte na 02/ 800 800 80.