Právny rámec
Anonymizácia dokumentov podľa GDPR
Anonymizácia je jediná úprava, po ktorej sa na dokument GDPR prestáva vzťahovať. Zároveň je to úprava, ktorú väčšina organizácií robí nesprávne — text prekryjú, ale v súbore ho nechajú.
Odborný tím osobnyudaj.skAktualizované 15. septembra 20266 min čítania
Krátka odpoveď
Dokument je anonymizovaný vtedy, keď z neho boli osobné údaje odstránené nezvratne a osobu už nemožno identifikovať ani s vynaložením primeraného úsilia. Vtedy nejde o osobné údaje a GDPR sa na dokument nevzťahuje. Ak sa údaj dá obnoviť — napríklad označením textu pod čiernym obdĺžnikom — dokument anonymizovaný nie je.
Obsah článku
Čo o anonymizácii hovorí GDPR
GDPR pojem anonymizácia v článku 4 nedefinuje, opisuje ho recitál 26: nariadenie sa nevzťahuje na anonymné informácie, teda na údaje, ktoré sa netýkajú identifikovanej ani identifikovateľnej osoby.
Test je praktický, nie formálny. Pýtate sa, či sa osoba dá určiť priamo alebo nepriamo, sama alebo v kombinácii s inými dostupnými údajmi. Pri zverejnení v Centrálnom registri zmlúv je tým „iným dostupným údajom“ celý internet, preto je hranica prísnejšia než pri internom dokumente.
Prekrytie nie je anonymizácia
Najčastejšia chyba v praxi: čierny obdĺžnik nakreslený cez meno. V PDF aj vo Worde je taký obdĺžnik samostatný objekt nad textovou vrstvou. Text pod ním zostáva v súbore, dá sa označiť, skopírovať a vyhľadať.
To isté platí pre biele pole, skrytý text, zmenu farby písma na čiernu alebo rozmazanie obrázka, ku ktorému je priložený originál. Anonymizovať znamená odstrániť samotný obsah a až potom uložiť nový súbor.
Pri kontrole sa neposudzuje, ako dokument vyzerá na obrazovke, ale čo sa z neho dá získať. Otvorený dokument v editore je preto najlepší test.
Ktoré údaje z dokumentu odstrániť
Rozsah určuje účel zverejnenia. Pri dokumente, ktorý ide na verejnosť, odstraňujeme všetko, čo nie je potrebné na naplnenie zákonnej povinnosti:
Priame identifikátory — meno a priezvisko fyzickej osoby, rodné číslo, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, číslo dokladu.
Kontaktné údaje — osobný e-mail, telefónne číslo, číslo mobilu v podpisovej doložke.
Platobné údaje fyzickej osoby — IBAN, číslo účtu, variabilný symbol viazaný na osobu.
Podpisy a pečiatky — vlastnoručný podpis je biometrický prvok a do zverejneného dokumentu nepatrí.
Osobitné kategórie údajov — zdravotný stav, členstvo v odboroch, náboženstvo, údaje o deťoch.
Nepriame kombinácie — funkcia, obec a vek spolu dokážu osobu identifikovať aj bez mena.
Čo v dokumente musí zostať
Anonymizácia nesmie zmeniť podstatu dokumentu. V povinne zverejňovanej zmluve zostáva označenie zmluvných strán, predmet, cena a dátumy — bez nich by zverejnenie nesplnilo účel zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám.
Preto neanonymizujeme „všetko, čo pripomína osobný údaj“, ale to, čo nie je potrebné zverejniť. Nadmerné čiernenie je rovnaká chyba ako nedostatočné — len s iným následkom.
Ako anonymizáciu zdokladovať
Úrad na ochranu osobných údajov sa nepýta, ako ste to mysleli, ale čo ste urobili. K dokumentu si preto odložte protokol: čo bolo v dokumente nájdené, čo z neho bolo odstránené, kto úpravu potvrdil a kedy.
Anonymizér vytvára takýto protokol ku každému dokumentu automaticky a ukladá ho do vášho konta. Pri kontrole tak nepreukazujete dobrý zámer, ale konkrétny záznam.
Než dokument zverejníte
Text pod prekrytím je zo súboru odstránený, nielen zakrytý.
Skontrolované sú aj prílohy, tabuľky, hlavičky a pätičky.
Odstránené sú metadáta súboru — autor, organizácia, cesta, komentáre.
Podpisy a pečiatky fyzických osôb sú prekryté.
V dokumente zostali len údaje, ktorých zverejnenie zákon vyžaduje.
O úprave existuje protokol s menom osoby, ktorá ju potvrdila.
Súvisiace otázky
Vzťahuje sa GDPR na anonymizovaný dokument?
Nie. Ak je anonymizácia nezvratná, nejde už o osobné údaje a povinnosti podľa GDPR sa na taký dokument nevzťahujú. Zodpovednosť za posúdenie však nesie ten, kto dokument zverejnil.
Stačí v PDF zmeniť farbu textu na čiernu?
Nestačí. Text zostáva v súbore a dá sa označiť aj skopírovať. Rovnako nestačí obdĺžnik nakreslený cez text ani skrytie riadka v tabuľke.
Kto rozhoduje o tom, čo sa anonymizuje?
Povinná osoba, teda vy. Anonymizér navrhne, čo v dokumente našiel, a označí nález typom údaja. Rozhodnutie potvrdzuje poverený používateľ a zostáva zaznamenané v protokole.
Súvisiace články
Obsah má informatívny charakter a nenahrádza právne poradenstvo. Potrebujete posúdiť konkrétny dokument? Napíšte nám alebo zavolajte na 02/ 800 800 80.