Postup
Hromadná anonymizácia dokumentov
Jeden dokument zvládnete ručne. Pri päťdesiatich sa ručná kontrola zmení na náhodnú kontrolu.
Odborný tím osobnyudaj.skAktualizované 3. septembra 20265 min čítania
Krátka odpoveď
Hromadná anonymizácia znamená nahrať dávku dokumentov, nechať nástroj označiť nálezy podľa typu údaja a potvrdiť ich naraz alebo po dokumentoch. Podstatné je, aby ku každému dokumentu vznikol samostatný protokol a aby sa dávka dala kedykoľvek prerušiť a skontrolovať.
Obsah článku
Kedy má dávka zmysel
Typicky pri archíve starších zmlúv pred kontrolou, pri migrácii do novej registratúry, pri faktúrach a objednávkach za celý rok alebo pri podkladoch pre audit.
Druhý prípad je opakovaná agenda: mesačná dávka zápisníc, rozhodnutí alebo výkazov, kde sa typy údajov nemenia a rozhoduje rýchlosť.
Ako dávka prebieha
Nahráte viacero súborov naraz. Každý dostane vlastný zoznam nálezov, vlastný priebeh spracovania a vlastný protokol. Pri väčších súboroch vidíte priebeh v percentách, takže viete, či sa niečo zaseklo.
Výstupom je balík anonymizovaných PDF a k nim protokoly. Pôvodné dokumenty zostávajú u vás, my ich po stiahnutí výstupu mažeme.
Na čo si dať pozor
Dávka nie je automat, ktorému sa dá otočiť chrbtom. Skúsenosť z praxe hovorí, že problémy robia štyri veci:
Zmiešané typy dokumentov — zmluva, výkaz a zápisnica majú rôzne pravidlá rozsahu.
Skeny v tej istej dávke ako digitálne dokumenty — skeny treba spracovať aj v obraze.
Šablónové dokumenty, v ktorých je to isté meno na desiatich miestach.
Dokumenty bez jediného nálezu — to je zvyčajne signál na kontrolu, nie dobrá správa.
Kontrola bez čítania všetkého
Dávku sa dá skontrolovať zmysluplne aj bez prečítania každej strany. Prechádzajte nálezy podľa typu údaja — všetky rodné čísla naraz, všetky IBAN naraz — a otvorte dokumenty s najväčším a najmenším počtom nálezov.
Táto kontrola zaberie pri päťdesiatich dokumentoch pár minút a odhalí presne tie prípady, ktoré sa vymykajú.
Kapacita balíka Anonymizér je 1 000 strán mesačne za 29 € bez DPH. Pri väčších objemoch a napojení na registratúru pripravíme individuálnu ponuku.
Čo si po dávke odložiť
Protokoly. Pri hromadnom spracovaní je to jediný spôsob, ako po roku preukázať, čo sa v konkrétnom dokumente odstránilo a kto to potvrdil.
Protokoly zostávajú vo vašom konte aj po tom, čo samotné dokumenty zmažeme.
Pred spustením dávky
Dokumenty rovnakého typu sú v jednej dávke.
Viete, aký rozsah anonymizácie pre daný typ dokumentu platí.
Skeny sú označené, aby prešli aj spracovaním obrazu.
Je jasné, kto nálezy potvrdzuje a kto výstup preberá.
Po dokončení skontrolujete dokumenty s najviac a najmenej nálezmi.
Súvisiace otázky
Koľko dokumentov sa dá nahrať naraz?
Bežne desiatky súborov v jednej dávke. Pri archívoch v rádoch tisícov strán nastavíme spracovanie po častiach, aby ste mali kontrolu nad každou z nich.
Dá sa dávka prerušiť?
Áno. Spracovanie ide po dokumentoch, takže sa dá zastaviť a dokončiť neskôr. Už spracované dokumenty zostávajú pripravené na stiahnutie.
Ako zistím, že sa niečo nespracovalo?
Každý dokument má vlastný stav a počet nálezov. Dokument bez nálezu alebo s neúplným spracovaním je v zozname zvýraznený.
Súvisiace články
Obsah má informatívny charakter a nenahrádza právne poradenstvo. Potrebujete posúdiť konkrétny dokument? Napíšte nám alebo zavolajte na 02/ 800 800 80.