Postup
Ako anonymizovať osobné údaje v dokumente
Postup je rovnaký pri jednej zmluve aj pri archíve za tri roky. Rozdiel je len v tom, koľko z neho urobíte ručne.
Odborný tím osobnyudaj.skAktualizované 12. septembra 20265 min čítania
Krátka odpoveď
Anonymizácia dokumentu má päť krokov: nájsť všetky výskyty osobných údajov, rozhodnúť, ktoré musia zostať, odstrániť ostatné zo samotného súboru, skontrolovať výsledok vrátane metadát a uložiť protokol o úprave. Kritický je tretí krok — údaj musí byť odstránený, nie zakrytý.
Obsah článku
1. Nájdite všetky výskyty
Meno nie je v dokumente raz. Je v úvodnom označení strán, v texte, v podpisovej doložke na poslednej strane, v pätičke, v prílohe a často aj v názve súboru.
Fulltextové hľadanie pomôže len pri presnom tvare. Slovenské skloňovanie — Kováčovi, Kováča, Kováčom — obyčajné hľadanie prehliadne. Preto sa nález robí podľa typu údaja, nie podľa presného reťazca.
2. Rozhodnite, čo zostáva
Každé zverejnenie má účel a ten určuje rozsah. V zmluve pre CRZ zostávajú podstatné náležitosti, pri dokumente pre externú firmu rozsah určuje zmluva a pri vstupe do jazykového modelu nezostáva nič, čo nie je potrebné pre odpoveď.
Toto rozhodnutie je odborné a robí ho človek. Nástroj má pripraviť návrh a zaznamenať, kto ho potvrdil.
3. Odstráňte údaj zo súboru
Údaj musí zmiznúť z obsahu dokumentu, nie z jeho zobrazenia. Pri PDF to znamená redakciu a nový zápis súboru, pri skene prekrytie pixelov aj odstránenie rozpoznanej textovej vrstvy.
Po tomto kroku už neexistuje verzia dokumentu, z ktorej by sa údaj dal obnoviť. Originál si samozrejme ponechávate vo svojej evidencii.
4. Skontrolujte výsledok
Otvorte výstup a pokúste sa text pod prekrytím označiť a vložiť do textového editora. Potom skontrolujte vlastnosti súboru: autor, organizácia, komentáre, história revízií.
Pri dokumentoch exportovaných z Wordu zostáva aj sledovanie zmien — a v ňom pôvodné mená, ktoré ste v texte prepísali.
5. Odložte si protokol
Záznam o tom, čo bolo nájdené, čo odstránené, kto to potvrdil a kedy, je jediný doklad, ktorý pri kontrole obstojí. Bez neho preukazujete len to, že dokument vyzerá upravene.
V Anonymizéri vzniká protokol automaticky pri každom dokumente a zostáva vo vašom konte aj po tom, čo samotný dokument zmažeme.
Čo sa najčastejšie prehliadne
Podpisové doložky a parafy na každej strane.
E-mail a telefón v pätičke dokumentu.
Rodné číslo v prílohe, splnomocnení alebo čestnom prehlásení.
Meno v názve súboru, napríklad Zmluva_Kovac_2026.pdf.
Metadáta, komentáre a sledovanie zmien.
Sken s pečiatkou a vlastnoručným podpisom.
Tabuľkové prílohy — zoznamy žiakov, pacientov, zamestnancov.
Súvisiace otázky
Ako dlho trvá anonymizácia jednej zmluvy?
Ručne 20 až 40 minút pri šesťstranovej zmluve, väčšinu času zaberie hľadanie výskytov. S Anonymizérom ide o kontrolu návrhu a potvrdenie, spravidla do dvoch minút.
Dá sa anonymizovať skenovaný dokument?
Áno. Sken najprv prejde rozpoznaním textu, potom sa údaje odstránia z obrazu aj z rozpoznanej textovej vrstvy. Výstupom je PDF, ktoré neobsahuje pôvodný údaj v žiadnej vrstve.
Musím anonymizovať aj mená zamestnancov úradu?
Meno osoby, ktorá koná v rámci pracovných povinností, sa zverejňuje v rozsahu, ktorý určuje zákon. Rodné číslo, adresu trvalého pobytu ani osobné kontaktné údaje zverejňovať netreba.
Súvisiace články
Obsah má informatívny charakter a nenahrádza právne poradenstvo. Potrebujete posúdiť konkrétny dokument? Napíšte nám alebo zavolajte na 02/ 800 800 80.