Formáty
Anonymizácia Word dokumentov bez zmeny formátovania
Vo Worde je anonymizácia zdanlivo jednoduchá — prepíšem meno a hotovo. Problém je v tom, čo si Word pamätá.
Odborný tím osobnyudaj.skAktualizované 8. septembra 20265 min čítania
Krátka odpoveď
Vo Worde nestačí údaj prepísať ani zvýrazniť čiernou. Dokument uchováva sledovanie zmien, komentáre, mená autorov a metadáta. Bezpečný postup je odstrániť údaje z textu, prijať alebo odmietnuť všetky revízie, vymazať komentáre, odstrániť skryté údaje dokumentu a výstup uložiť do PDF.
Obsah článku
Čo si Word pamätá
V .docx zostáva viac, než je na strane vidieť: sledované zmeny s pôvodným textom, komentáre s menami, meno autora a organizácie, cesta k súboru, vlastné vlastnosti dokumentu, skrytý text a textové polia.
Ak meno len prepíšete, pri zapnutom sledovaní zmien zostane pôvodná verzia v dokumente. Príjemca ju uvidí jedným kliknutím.
Formátovanie sa nerozpadne, ak sa nemení tok textu
Pri anonymizácii nahrádzame údaj prekrytím v rovnakej šírke, takže zalomenie riadkov, čísla strán ani tabuľky sa nemenia.
Ak namiesto toho vpisujete značky typu [meno], text sa preleje a dokument prestane vyzerať ako originál. Pri zmluvách to býva problém — strany a odseky sa v odkazoch číslujú.
Revízie, komentáre a skryté údaje
Pred odoslaním prijmite alebo odmietnite všetky sledované zmeny, odstráňte komentáre a použite kontrolu dokumentu, ktorá nájde skryté údaje a osobné informácie.
Kontrola je posledná fáza, nie prvá — ak ju spustíte pred úpravou textu, nájdené údaje sa do dokumentu vrátia s ďalšou revíziou.
Prečo výstup ukladať do PDF
Dokument .docx je editovateľný. Príjemca môže zmeniť formátovanie, zobraziť skryté prvky alebo vrátiť zmeny, ktoré ste urobili.
Výstupom anonymizácie má byť preto PDF po redakcii — konečný súbor, ktorý sa nedá „rozbaliť“ späť. Originál .docx si necháte interne.
Anonymizér prijíma .doc, .docx aj .rtf, staršie formáty pred spracovaním konvertuje a vždy vracia PDF pripravené na zverejnenie.
Dokumenty z hromadnej korešpondencie
Zmluvy a rozhodnutia často vznikajú zo šablóny so zlúčenými poľami. K takému dokumentu bývala priložená zdrojová tabuľka s údajmi všetkých osôb — a tá sa občas zverejní spolu s ním.
Pri anonymizácii preto kontrolujte aj prepojené súbory a prílohy, nie len telo dokumentu.
Pred odoslaním dokumentu z Wordu
Všetky sledované zmeny sú prijaté alebo odmietnuté.
Komentáre a poznámky sú odstránené.
Kontrola dokumentu nenašla skryté údaje ani osobné informácie.
Meno autora a organizácie nie je vo vlastnostiach súboru.
Prílohy, prepojené tabuľky a vložené objekty sú skontrolované.
Výstup je uložený ako PDF po redakcii, nie ako .docx.
Súvisiace otázky
Stačí vo Worde použiť čierne zvýraznenie textu?
Nestačí. Zvýraznenie je formátovanie, text pod ním zostáva v dokumente a dá sa označiť, skopírovať aj vyhľadať.
Zachová Anonymizér tabuľky a čísla strán?
Áno. Prekrytie má rovnakú šírku ako pôvodný údaj, takže zalomenie, tabuľky ani číslovanie strán sa nemenia.
Vie spracovať aj staršie formáty .doc a .rtf?
Áno, pred spracovaním ich konvertuje. Výstupom je vždy PDF, ktoré už neobsahuje pôvodný text ani metadáta.
Súvisiace články
Obsah má informatívny charakter a nenahrádza právne poradenstvo. Potrebujete posúdiť konkrétny dokument? Napíšte nám alebo zavolajte na 02/ 800 800 80.