Použitie v praxi
Čo anonymizovať na školách
Škola zverejňuje viac dokumentov než si myslí. A takmer v každom sú údaje dieťaťa.
Odborný tím osobnyudaj.skAktualizované 9. septembra 20265 min čítania
Krátka odpoveď
Na školách sa anonymizujú predovšetkým údaje žiakov a zákonných zástupcov: mená, dátumy narodenia, adresy, rodné čísla, údaje o zdraví a špeciálnych potrebách, fotografie a kontakty. V zmluvách zverejňovaných v CRZ sa navyše odstraňujú osobné údaje dodávateľov, ktorí sú fyzickými osobami.
Obsah článku
Prečo je škola exponovaná
Údaje detí majú podľa GDPR zvýšenú ochranu a škola ich spracúva v každej agende — od prijímania po stravu. Zároveň má zákonnú povinnosť zverejňovať zmluvy, faktúry a objednávky.
Stretávajú sa teda dve veci: veľký objem citlivých údajov a pravidelné zverejňovanie. Chyba sa tak nestane výnimočne, ale systematicky.
Ktoré dokumenty to v praxi sú
V praxi ide o tieto typy dokumentov:
Zmluvy, faktúry a objednávky zverejňované v CRZ a na webe školy.
Zápisnice z rady školy a z rodičovských združení.
Rozhodnutia riaditeľa a podklady k prijímaciemu konaniu.
Zoznamy žiakov na súťaže, výlety, kurzy a stravu.
Projekty, granty a vyúčtovania s menami účastníkov.
Materiály na školský web, vrátane fotografií.
Čo odstrániť
Pri dokumentoch, ktoré idú von zo školy, sa odstraňujú:
Mená a dátumy narodenia žiakov, rodné čísla a adresy.
Údaje o zdraví, diagnózach, individuálnych plánoch a špeciálnych potrebách.
Mená a kontakty zákonných zástupcov.
Údaje o sociálnej situácii rodiny a o príspevkoch.
Fotografie a videá, na ktorých je dieťa identifikovateľné.
Osobné údaje dodávateľov, ktorí sú fyzickými osobami.
Fotografie a školský web
Fotografia je osobný údaj. Pri zverejnení na webe alebo v školskom časopise potrebujete platný právny základ, spravidla súhlas zákonného zástupcu, a musíte vedieť, ktoré deti súhlas nemajú.
Fotografie navyše nesú v metadátach čas a často aj miesto. Pri zverejnení ich treba odstrániť.
Zoznamy prijatých žiakov sa zverejňujú pod kódom, nie pod menom. Kód pritom nesmie byť v tom istom dokumente priradený k menu.
Ako to zvládnuť prakticky
Škola nepotrebuje právne oddelenie, potrebuje pravidlo a nástroj. Dokument pred zverejnením prejde anonymizáciou, riaditeľ alebo poverený zamestnanec nález potvrdí a k dokumentu zostane protokol.
Ak je škola klientom osobnyudaj.sk, má Anonymizér v cene existujúcej služby spolu so zodpovednou osobou, smernicami a školeniami.
Pred zverejnením školského dokumentu
V dokumente nie sú mená ani dátumy narodenia žiakov.
Odstránené sú údaje o zdraví a špeciálnych potrebách.
Kontakty zákonných zástupcov nie sú v dokumente ani v prílohe.
Zoznamy sú zverejnené pod kódom bez priradenia k menu.
Fotografie majú platný právny základ a odstránené metadáta.
Osobné údaje dodávateľov, ktorí sú fyzickými osobami, sú odstránené.
Súvisiace otázky
Môžeme zverejniť zoznam prijatých žiakov?
Áno, ale pod kódom, ktorý žiak dostal v prijímacom konaní, nie pod menom. Priradenie kódu k menu nesmie byť zverejnené ani v prílohe.
Potrebujeme súhlas na fotografie zo školských akcií?
Spravidla áno, od zákonného zástupcu, a musíte vedieť preukázať, ktoré deti súhlas majú. Bez toho fotografiu na web ani do médií zverejniť nemožno.
Kto na škole rozhoduje o rozsahu anonymizácie?
Riaditeľ ako zodpovedný za dodržiavanie povinností, v spolupráci so zodpovednou osobou. Anonymizér pripraví návrh, rozhodnutie potvrdzuje poverený zamestnanec.
Súvisiace články
Obsah má informatívny charakter a nenahrádza právne poradenstvo. Potrebujete posúdiť konkrétny dokument? Napíšte nám alebo zavolajte na 02/ 800 800 80.